副理事長をしていたとき、まさに似たような事例に直面しました。

あるとき、突如として「◯階の排水管の一部に不具合があるので、緊急対応が必要です」と管理会社から一報が入り、理事長がすでに承認済みとの説明。私の手元に届いた工事依頼書を見て、違和感を覚えました。内容がほぼ空白。工事の対象箇所も、金額も、施工業者名すら書かれていない。そこに理事長の押印だけがされていたのです。

理事会の議題としてこの件を取り上げ、「詳細資料の提示と、見積書の開示を求めます」と伝えましたが、管理会社の反応は鈍く、「緊急ですので、このまま進める予定です」と返されました。

ここで重要なのは、「緊急」という言葉が、あたかも説明責任を回避するための“免罪符”として機能していたことです。私は理事会としての監視機能を果たすため、強く再提出を要請。最終的に出てきた見積書は、内容が粗雑で相場よりも明らかに割高。さらに、施工業者の法人登記を調べたところ、過去に理事長の関係先と取引履歴がある会社でした。

これは偶然なのか？と当初は思いましたが、こうした“白紙承認”が慣例的に行われているのであれば、金額の正当性、発注の透明性、そして理事会の意思決定のあり方自体が揺らぐことになります。

特定の人物の「裁量」で数百万単位の支出が実行できる状態は、民間企業であればコンプライアンス違反として即座に是正されるはず。にもかかわらず、マンション管理という小規模共同体では、こうした手続きが「円滑な運営」の名のもとに曖昧にされている。これは極めて危険なことです。

少しでも違和感を覚えたときに、それを放置せず確認し、記録に残し、他の理事とも共有する。それが結果的に、住民全体の資産を守ることにつながると私は思います。

うちの理事会でも似たようなことありました。見積書もないのに「理事長決裁で通りました」と言われて驚愕。確認したら、やっぱり“白紙の依頼書に印だけ”という状態でした。これ、もう管理じゃなくて無責任の連鎖ですよね。金額や業者名も書かれてない書類にOK出すなんて、積立金の扱いとしてあり得ない。住民全体で見直すべき問題です。

そもそも、なぜ何も書かれていない依頼書にハンコを押すのか不思議。マンションって「みんなのもの」だからこそ、逆に責任感が薄くなるのかな。自分のお金だったら絶対にやらないはずなのに。不透明すぎて怖いです。